MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION

O. INTRODUCTION

Conformément aux options de la Conférence Episcopale Nationale du Congo (CENCO), la pastorale sociale de l'Eglise catholique est assurée par la Commission épiscopale Caritas-Développement (CECD). Celle-ci doit être opérationnelle dans chaque diocèse. Tant au niveau national que diocésain, la commission comprend trois bureaux: le bureau des œuvres médicales (BOM), le bureau pour le développement (BDD) et le bureau Caritas (BDC) qui travaillent sous la supervision d'un coordonnateur (Secrétaire de la Commission épiscopale nationale et coordonnateur de la commission diocésaine) . La dimension pastorale reste primordiale dans le fonctionnement de ces bureaux qui ne sont pas purement techniques. Aussi relèvent-ils de la compétence du Centre diocésain de pastorale. Pour un fonctionnement harmonieux de la Commission diocésaine Caritas-Dévelopement, nous publions les directives contenues dans le présent Manuel des procédures.

Le présent Manuel des procédures de gestion régit la gestion de la structure exécutive de la Commission Caritas-Développement. Il complète donc les Statuts de la CDCD et contient les aspects suivants:

• 1. l'Organisation structurelle du BDCD
• 2. le Règlement du Personnel
• 3. les Procédures administratives
• 4. les Procédures matérielles
• 5. les Procédures financières
• 6. le Contrôle de gestion.

Concrètement, ce document régit les relations de travail, de hiérarchie, de délégation de pouvoir et de communication entre les différents organes de la structure et entre les sous-structures.

CHAPITRE I. DE L'ORGANISATION DE LA STRUCTURE

TITRE I: DE L'ORGANIGRAMME OPERATIONNEL DE LA BDCD

Art 1

Pour bien décrire les différentes relations de travail, de hiérarchie, de délégation de pouvoir et de communication entre les différents organes de la structure BDCD, il convient de se référer à l'organisation structurelle schématisée dans cet organigramme qui formalise la spécialisation et la coordination des tâches et des activités au sein de Caritas-Développement

ORGANIGRAMME

COORDINATION DU BUREAU DIOCESAIN CARITAS DEVELOPPEMENT

ARCHEVEQUE

CENTRE DE PASTORALE

COMMISSION CARITAS DEVELOPPEMENT

DEVELOPPEMENT

CARITAS

OEUVRES MEDICALES

COMMISSIONS PAROISSIALES DE CARITAS DEVELOPPEMENT (ET COMITES DE SANTE,ILD, etc.)

TITRE II: DES ORGANES DU BDCD

Art. 2

Les organes de la CDCD sont:

• - Organe de décision : l'Archevêque
• - Organe d'orientation : le Centre de Pastorale
• - Organe de suivi : la CDCD
• - Organe d'exécution : la coordination, les bureaux sectoriels et les commissions paroissiales ou comités de santé.

Section 1: De l'organe de décision et d'orientation

Art. 3

L'Archevêque est l'organe suprême de décision

• - il adopte et modifie les Statuts et les textes de base
• - il prend toute décision concernant l'orientation des activités et la gestion du BDCD
• - il désigne et nomme par décret les membres du BDCD et de la CDCD
• - il nomme par décret le Coordonnateur (l'administrateur des œuvres sociales) et les cadres de direction des bureaux sectoriels.

Art. 4

Le Centre de Pastorale est l'organe d'orientation.

• - il assume, sous l'autorité de l'Archevêque, les tâches de recherche, de réflexion, d'analyse, d'animation et de formation.
• - Il donne au BDCD toute suggestion susceptible de mieux intégrer l'action sociale dans la pastorale d'ensemble de l'Archidiocèse.

Section 2: De l'organe de suivi

Art. 5

La CDCD constitue l'organe de suivi des décisions et des orientations auprès des bureaux exécutifs placés sous la bannière du Coordonnateur.

• - La CDCD est composée de 13 personnes dont l'administrateur, un représentant de chaque vicariat, un représentant de Justice et Paix, un représentant de l'Enseignement et une représentante féminine.
• - Les membres sont désignés et nommés par décret de l'Archevêque
• - Les membres se choisissent un (e) Président(e) et un(e) Vice-président(e). Ils se répartiront en autant de Sous-commissions que de besoins.
• - L'administrateur en assume la fonction de Secrétaire-rapporteur
• - La CDCD se réunit en session ordinaire 1 fois par semestre, soit deux fois par an et toutes les fois que les circonstances l'exigeront.
• - Le président convoque la réunion 2 mois avant sa tenue.
• - l'ordre du jour est indiqué dans la lettre de convocation
• - Les membres ne peuvent valablement délibérer que si les 2/3 de ses membres sont présents sinon il faudra convoquer à nouveau la réunion à deux semaines d'intervalle et cette fois-ci, elle peut délibérer valablement quelque soit le nombre des membres présents
• - les décisions sont prises à la majorité absolue
• - chaque membre dispose d'une voix
• - en cas d'égalité de voix celle du (de la) Président(e) est prépondérante
• - chaque réunion est sanctionnée par un P.V. signé par le(la) Président(e) et le Secrétaire
• - la fonction des membres de la CDCD est bénévole
• - La CDCD apprécie les rapports des bureaux exécutifs
• - La CDCD rend compte au Centre de Pastorale, et à l'Archevêque.

Section 3: De l'organe d'exécution

• A. Introduction

Art. 6

La structure exécutive est coordonnée par le coordonnateur ('Administrateur des œuvres sociales) qui collabore étroitement avec les Directeurs de trois Bureaux (BDC, BDD et BDOM).

Les trois Bureaux constituent, chacun en son secteur, l'organe de gestion, d'animation, de coordination, de supervision des activités. Chaque bureau est composé de tout le personnel nommé et/ou engagé suivant la procédure définie dans le présent Manuel au chapitre du Règlement du personnel. Celui-ci ne régit pas le personnel qui pourrait être affecté au BDCD par une Organisation partenaire qui offre son assistance.

• B. Postes et attributions du personnel

Art. 7

Les postes sont: le coordonnateur, les directeurs et les directeurs adjoints, les responsables des services d'appui, les responsables des cellules ou secteurs.

Leurs attributions sont définies de la manière suivante:

•0. Le Coordonnateur

Art. 8

L'objectif de ce poste est d'assurer la coordination des activités des trois Bureaux de la CDCD.

Art. 9

Les tâches du coordonnateur sont:

• - assurer la mise en application des orientations données par le Centre de Pastorale à travers la CDCD;
• - participer à l'élaboration du plan d'action de chaque bureau
• - harmoniser les plans d'action de concert avec les Directeurs/Directrices des 3 Bureaux
• - soumettre les plans d'action à la CDCD;
• - soumettre les rapports d'activités à la CDCD
• - veiller à l'exécution des activités communes des trois Bureaux
• - représenter le Bureau Diocésain Caritas - Développement auprès d'autres services restant sauve la spécificité de chaque bureau
• - veiller au respect des Termes de Référence des Conventions de collaboration avec les partenaires extérieurs du diocèse
• - rendre compte à la CDCD.

•1. Des Responsables des Bureaux

Art. 10: Dénomination

Les Responsables des Bureaux s'appellent Directeurs. Ce sont:

• - le Directeur du BDC
• - le Directeur du BDD
• - le Directeur du BDOM.

Art.11

Les directeurs sont assistés par les directeurs Adjoints qui les remplacent en cas d'empêchement.

•a. Le Directeur du BDC

Art. 12

L'objectif du poste est d'assurer la bonne marche du Bureau.

Art. 13

Les tâches du Directeur du BDCsont:

• - élaborer de manière participative le plan d'activités de son service
• - assurer la bonne collaboration entre les responsables des différents services du Bureau
• - assurer l'exécution, le suivi, contrôle et l'évaluation du plan d'activités ;
• - collaborer avec les autres Bureaux
• - présider les réunions du Staff
• - évaluer et sanctionner le personnel, restant sauves les prérogatives de l'Archevêque;
• - exécuter toute autre tâche jugée utile au bon fonctionnement du Bureau Diocésain
• - représenter et engager le bureau auprès des partenaires
• - rendre compte au Coordonnateur de la réalisation des activités.

b. Le directeur /Directrice adjointe du BDC

Art. 14

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion des ressources humaines, matérielles et financières.

Art. 15

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - tenir et gérer les dossiers du personnel (profil des candidats, dossiers administratifs, modalités de recrutement, rémunération, missions et sanctions)
• - concevoir et proposer la politique de gestion des ressources humaines, matérielles et financières
• - suivre l'application et le respect des prévisions budgétaires
• - dresser ou faire l'inventaire des équipements meubles et immeubles
• - suivre, traiter et régler les conflits individuels et collectifs du personnel
• - tenir le registre de présence du personnel
• - proposer au directeur la cotation annuelle des agents
• - tenir les outils de gestion mis à sa disposition
• - remplacer le directeur / la directrice en cas d'empêchement
• - rendre compte au Directeur de la réalisation de ses tâches.

•c. Le Directeur du BDD

Art. 16

L'objectif du poste est d'assurer la bonne marche du Bureau.

Art. 17

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - Préparer en collaboration avec le service de la comptabilité et de l'animation le budget du programme et suivre son exécution
• - assurer la bonne collaboration entre les responsables des différents services du Bureau
• - assurer l'exécution, le suivi, le contrôle et l'évaluation du plan d'activités
• - collaborer avec les autres Bureaux
• - présider les réunions du staff
• - tenir le livre de banque,
• - Vérifier les pièces et les écritures comptables
• - suivre contrôler et évaluer le travail du comptable
• - évaluer et sanctionner le personnel, restant sauves les prérogatives de l'Archevêque;
• - tenir et gérer les dossiers du personnel (profil des candidats, dossiers administratifs, modalités de recrutement, rémunération, missions et sanctions)
• - concevoir et proposer la politique de gestion des ressources humaines, matérielles et financières
• - s'occuper de la diffusion officielle des informations
• - veiller à la formation permanente et au recyclage des agents
• - exécuter toute autre tâche jugée utile au bon fonctionnement du Bureau Diocésain
• - représenter et engager le bureau auprès des partenaires
• - rendre compte au Coordonnateur de la réalisation des activités.

d. Le directeur /la directrice adjointe du BDD

Art. 18

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion des ressources humaines, matérielles et financières.

Art. 19

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - élaborer de manière participative le plan d'activités;
• - suivre les animateurs sur terrain
• - coordonner les activités sur terrain
• - élaborer avec les animateurs les rapports d'activités(mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
• - organiser les évaluations des activités sur terrain
• - apprécier les rapports des animateurs
• - analyser et donner des avis motivés sur les projets qui lui s ont présentés par les différents services
• - gérer la bibliothèque
• - collaborer avec le directeur pour l'évaluation du personnel
• - tenir les outils de gestion mis à sa disposition
• - remplacer le directeur / la directrice en cas d'empêchement
• - rendre compte au Directeur de la réalisation de ses tâches.

e. Le Directeur/ la Directrice du BDOM

Art. 20

L'objectif du poste est d'assurer la bonne marche du Bureau.

Art. 21

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - élaborer de manière participative le plan d'activités de son service et le soumettre à l'Administrateur
• - assurer la bonne collaboration entre les responsables des différents services du Bureau
• - assurer l'exécution, le suivi, le contrôle et l'évaluation du plan d'activités
• - collaborer avec les autres Bureaux
• - présider les réunions du Staff
• - participer aux réunions des comités de gestion et/ ou de coordination de différentes formations médicales sous la gestion du BDOM
• - assurer le contrôle du dépôt pharmaceutique
• - évaluer le personnel et proposer des sanctions
• - représenter et engager le bureau auprès des partenaires
• - Exécuter toute autre tâche jugée utile au bon fonctionnement du Bureau Diocésain
• - rendre compte au Coordonnateur de la réalisation des activités.

f. Le Directeur Adjoint /la Directrice adjointe du BDOM

Art. 22

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion des ressources humaines, matérielles et financières.

Art. 23

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - tenir et gérer les dossiers du personnel (profil des candidats, dossiers administratifs, modalités de recrutement, rémunération, missions et sanctions)
• - concevoir et proposer la politique de gestion des ressources humaines, matérielles et financières
• - élaborer le plan de trésorerie
• - suivre l'application et le respect des prévisions budgétaires
• - vérifier les pièces et les écritures comptables
• - dresser ou faire l'inventaire des équipements meubles et immeubles
• - conseiller le directeur en matière de finances et d'administration
• - suivre, traiter et régler les conflits individuels et collectifs du personnel
• - suivre, contrôler et évaluer le travail du comptable
• - tenir le registre de présence du personnel
• - tenir le Livre de Banque
• - proposer au directeur la cotation annuelle des agents
• - tenir les outils de gestion mis à sa disposition
• - remplacer le directeur / la directrice en cas d'empêchement
• - rendre compte au Directeur de la réalisation de ses tâches.

•2. Des Responsables de services d'appui

Chaque bureau organise ses services d‘appui selon ses besoins.

Art. 24

Les responsables des Services d'appui sont:

• - Le comptable
• - le Chargé /la Chargée de la Logistique
• - le Chargé /la Chargée de la Communication et des Relations Publiques
• - le Secrétaire de Direction
• - le Caissier/la Caissière
• - Les Animateurs et / ou Superviseurs
• - Les chefs de cellules ou secteurs
• - Le Chauffeur
• - Le Veilleur.

•a. Le /la comptable

Art. 25

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion des ressources financières.

Art. 26

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - concevoir et proposer la politique de gestion des ressources financières
• - élaborer le plan de trésorerie
• - suivre l'application et le respect des prévisions budgétaires
• - vérifier les pièces et les écritures comptables
• - établir les états financiers de fin de projet
• - calculer et payer le salaire du personnel ainsi que les différentes taxes administratives
• - conseiller la direction en matière de finances et d'administration
• - établir les bons d'entrées et les bons de sorties caisse et les soumettre à l'approbation du directeur
• - suivre, contrôler et évaluer journellement le travail du Caissier/ de la Caissière; et établir le PV de contrôle
• - tenir le Livre de Banque
• - tenir les outils de gestion mis à sa disposition
• - rendre compte au Directeur Adjoint de la réalisation de ses tâches.
• - Gérer les fiches de stock (BDD)
• - Gérer les fiches de suivi et contrôle budgétaire
• - Rédiger les rapports financiers trimestriel, semestriel et annuel
• - Assurer la gestion des machines et autre patrimoine du bureau (BDD).

•b. Le Chargé/la Chargée de la Logistique

Art. 27

L'objet du poste est d'assurer la bonne marche du Service.

Art. 28

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - Fournir, selon les besoins agréés, les vivres et les non vivres aux services concernés
• - s'occuper des formalités administratives relatives aux commandes au sein du bureau
• - assurer une bonne gestion des stocks et du matériel (mouvements et maintenance)
• - inventorier les biens meubles et immeubles de la CDCD en collaboration avec le directeur Adjoint
• - tenir régulièrement les outils de gestion mis à sa disposition
• - participer aux réunions du Staff
• - rendre compte au directeur de l'évolution de la réalisation de ses tâches.

•c. Le Chargé/ la Chargée de la Communication et des Relations Publiques

Art. 29

L'objectif du poste est de créer et de maintenir un esprit d'ouverture par des contacts.

Art. 30

Les tâches relatives à ce postesont:

• Communication

• - recevoir les messages radios et fax, les enregistrer et les transmettre aux destinataires
• - veiller à la bonne utilisation des appareils de télécommunication
• - transmettre les messages
• - coordonner les communications internes et externes
• - collecter les informations, les traiter et les diffuser
• - préparer et présenter les émissions radiotélévisées ainsi que réaliser des films vidéo pour améliorer la visibilité des activités de la CDCD

• Relations Publiques

• - accueillir les hôtes
• - remplir les formalités de voyage des hôtes et les accompagner
• - s'occuper des relations publiques
• - rendre compte de l'exécution de ses tâches au Directeur/à la Directrice.

•d. Le /la Secrétaire de Direction

Art. 31

L'objectif du poste est d'assurer la bonne marche du service.

Art. 32

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - traiter le courrier (recevoir, enregistrer, acheminer, classer)
• - concevoir les minutes
• - rédiger les PV des réunions du staff et de tout le personnel
• - servir de rapporteur lors des sessions, ateliers et autres grandes rencontres
• - assurer la bonne gestion des machines mises à sa disposition (ordinateur, photocopieuses...)
• - tenir à jour les documents mis à sa disposition (indicateur, carnet de transmission et de classement)
• - coordonner les audiences auprès du Directeur
• - accueillir les visiteurs
• - rendre compte au directeur de la réalisation de ses tâches.

•e. Le Caissier/la Caissière

Art. 33

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion des liquidités mises à la disposition de la CDCD.

Art. 34

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - tenir le livre de caisse
• - enregistrer les entrées et les sorties de fonds
• - Exécuter les bons d'entrée et de sorite caisse établis par le comptable et approuvés par le directeur
• - Présenter journellement les états de caisse au comptable
• - rendre compte au comptable de la réalisation des activités.

•f. Le Chauffeur

Art. 35

L'objectif du poste est d'assurer la conduite des véhicules.

Art. 36

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - conduire les véhicules;
• - assurer l'entretien journalier, intérieur et extérieur, des véhiculeset en informer le directeur
• - faire une vérification mécanique hebdomadaire des véhicules et informer régulièrement le logisticien de leur état
• - tenir régulièrement le carnet de bord du véhicule
• - effectuer les différentes courses de service
• - réaliser toute autre tâche jugée utile à la bonne marche du bureau
• - rendre compte au directeur de la réalisation de ses tâches.

•g. Le Veilleur

Art. 37

L'objectif de ce poste est de veiller à la sécurité des biens meubles et immeubles de la CDCD.

Art. 38

Les attributions relatives à ce poste sont:

• - garder les biens meubles et immeubles du bureau
• - contrôler les entrées et les sorties dans les installations du bureau
• - entretenir les bureaux
• - exécuter toute autre tâche jugée utile à la bonne marche du bureau
• - rendre compte de la réalisation de ses tâches au directeur adjoint.

•3. Des Animateurs et/ou superviseurs

Art. 39

L'objectif du poste est - selon la spécificité du Bureau - d'assurer l'animation, la coordination et la supervision des activités du bureau dans les paroisses (ou centres/ postes de santé) ainsi qu'auprès des groupes cibles.

Art. 40

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - représenter le bureau sur terrain
• - identifier les besoins et les bénéficiaires des interventions;
• - définir la nature des interventions à réaliser
• - élaborer le plan d'activités à soumettre au directeur pour approbation
• - suivre et contrôler la réalisation de ce plan sur terrain;
• - élaborer les outils pédagogiques
• - participer aux réunions de staff élargi
• - réaliser les études techniques
• - animer et conscientiser
• - capitaliser les expériences
• - exécuter, suivre et contrôler les appuis
• - entretenir de bonnes relations avec les bénéficiaires de façon permanente par la collaboration et l'information
• - participer aux réunions des comités de gestion ou de coordination de formations médicales
• - entretenir de bonnes relations avec les formations médicales et les comités de santé
• - assurer la formation continue des infirmiers et des membres des comités
• - réaliser toute autre tâche jugée utile pour la bonne marche de la structure Caritas- Développement
• - Rendre compte de la réalisation de ses tâches au Directeur/à la Directrice.

•4. Des cellules ou secteurs

Art. 41

Les tâches des services sont:

• - le chargé / la chargée de la nutrition
• - le chargé / la chargée des Urgences
• - le chargé / la chargée de l'assistance sociale
• - le chargé / la chargée de la promotion du Genre
• - le chargé / la chargée de l'animation à l'auto-promotion(micro-crédit, vulgarisation, maraîchers, organisation des agriculteurs, eau potable);
• - le chargé / la Chargée de la Pharmacie Diocésaine
• - le chargé / la Chargée du Centre pour Handicapés
• - le chargé / la chargée de la lutte contre le SIDA, et autres animation appropriée.

• Pour le Bureau Diocésain de la Caritas ( BDC)

•1. Le/la Nutritionniste

Art. 42

L'objectif du poste est d'assurer un accompagnement approprié aux enfants malnutris et aux ménages dont ils sont issus.

Art. 43

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les enfants mal nourris, les ménages de provenance et leurs besoins
• - proposer la nature des interventions au Directeur/à la Directrice du BDC
• - superviser la réalisation des interventions
• - réaliser toute autre tâche jugée utile par le Directeur/ la Directrice pour la bonne marche du Bureau
• - rendre compte au Directeur/à la Directrice du BDC de la réalisation de ses tâches.

•2. Le Chargé/la Chargée des urgences

Art. 44

L'objectif du poste est d'assurer un accompagnement approprié aux victimes des catastrophes d'origine naturelle et/ou anthropique.

Art. 45

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les vulnérables victimes des catastrophes d'origine naturelle et anthropique et leurs besoins
• - proposer la nature des interventions au Directeur/à la Directrice du BDC
• - mobiliser les moyens et les rendre disponibles
• - superviser la réalisation des interventions
• - réaliser toute autre tâche jugée utile par le Directeur/ la Directrice pour la bonne marche du Bureau
• - rendre compte au Directeur/à la Directrice du BDC de la réalisation de ses tâches.

•3. L'assistant (e) social (e)

Art. 46

L'objectif du poste est d'assurer un accompagnement approprié aux groupes sociaux spécifiques.

Art. 47

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les bénéficiaires et leurs besoins
• - proposer la nature des interventions au Directeur/à la Directrice du BDC
• - mobiliser les moyens et les rendre disponibles
• - superviser la réalisation des interventions
• - réaliser toute autre tâche jugée utile par le Directeur/ la Directrice. pour la bonne marche du Bureau
• - rendre compte au Directeur/à la Directrice du BDC de la réalisation de ses tâches.

• Pour le Bureau Diocésain de Développement ( BDD)

•4. Le Chargé/ la Chargée de la Promotion du Genre

Art. 48

L'objectif du poste est de rétablir l'équilibre dans les rapports entre les différentes catégories et couches sociales

Art. 49

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - Identifier les bénéficiaires et leurs besoins
• - proposer la nature des interventions au Directeur/à la Directrice du BDD
• - mobiliser les moyens et les rendre disponibles
• - superviser la réalisation des interventions
• - réaliser toute autre tâche jugée utile pour la bonne marche du Bureau
• - rendre compte au Directeur/à la Directrice du BDD de la réalisation de ses tâches.

•5. Le Chargé/la Chargée du Service d'Animation à l'Auto promotion

Art. 50

L'objectif de ce poste est de susciter la prise en charge de la population par elle-même pour son développement.

Art. 51

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les bénéficiaires et leurs besoins
• - définir avec les intéressés la nature des interventions
• - exécuter, suivre et contrôler la réalisation des interventions
• - rendre compte au Directeur/à la Directrice du BDD de la réalisation des ses tâches.

• Pour le Bureau Diocésain des Œuvres Médicales ( BDOM)

•1. Le Chargé/la Chargée de la Pharmacie Diocésaine

Art. 52

L'objectif du poste est d'approvisionner les formations médicales en produits pharmaceutiques et matériel de santé.

Art. 53

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les besoins et centraliser les commandes
• - établir les listes des médicaments à commander
• - soumettre la liste des médicaments à commander à l'approbation du Directeur/de la Directrice;
• - fixer le prix de vente des médicaments commandés (prix gros et détail)
• - produire localement certains médicaments (pommade, potions pectorales, solutés)
• - s'occuper de la bonne gestion du matériel disponible
• - superviser la pharmacie et contrôler les prescriptions médicales dans les Centres de santé
• - valoriser les plantes médicinales locales
• - rendre compte de la réalisation de ses tâches au Directeur/à la Directrice.

•2. Le Chargé/la Chargée du Centre pour Handicapés

Art. 54

L'objectif du poste est d'assurer la bonne gestion du Centre:

Art. 55

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les bénéficiaires et leurs besoins
• - identifier avec les bénéficiaires la nature des interventions à réaliser
• - élaborer un plan d'activités et le soumettre à l'approbation du Directeur/de la Directrice
• - exécuter, suivre et contrôler la réalisation des activités
• - rendre compte de la réalisation de ses tâches au Directeur/à la Directrice du BDOM.

•3. Le Chargé/la Chargée du Service de Lutte contre les IST/SIDA ou autre secteur approprié

Art. 56

L'objectif du poste est de coordonner les différentes activités en rapport avec la lutte contre les IST/SIDA et l'Education à la vie.

Art. 57

Les tâches relatives à ce poste sont:

• - identifier les bénéficiaires et leurs besoins
• - planifier les activités
• - exécuter, suivre et contrôler les activités planifiées
• - entretenir de bonnes relations avec l'Hôpital Général de Référence et la Zone de santé
• - rendre compte de la réalisation de ses tâches au Directeur/à la Directrice du BDOM.

CHAPITRE II: DU REGLEMENT DU PERSONNEL

TITRE II: DU RECRUTEMENT, DES DEVOIRS ET DES INTERDICTIONS

Section 1: Du recrutement

Art. 58

La procédure de recrutement se fait de la manière suivante:

• - définition du profil
• - sélection des dossiers
• - test de recrutement
• - présentation du candidat / de la candidate retenu(e) aux examens médicaux
• - période d'essai
• - confirmation de l'engagement.

Art. 59

La procédure d'engagement du Coordonnateur, des Directeurs/Directrices de trois Bureaux et des autres agents se fait de la manière suivante:

• - le Coordonnateur et les Directeurs/Directrices des Bureaux sont nommés par un décret de l'Archevêque;
• - les autres agents sont engagés sur proposition du directeur du bureau ou de Coordonnateur.

Art. 60

La décision de création d'un nouveau poste relève de la compétence de l'Archevêque, sur proposition du bureau.

Art. 61

Tout test de recrutement est préparé et administré par un comité de recrutement.

Art. 62

Le comité de recrutement comprendra:

• - le Coordonnateur
• - le Directeur / la Directrice du Bureau concerné
• - une personne ressource.

Art. 63

Avant d'entrer en fonction, tout(e) employé(e) signe un contrat de travail qui définit les droits et les devoirs des parties contractantes.

Art. 64

Le contrat de travail peut être:

• - à durée indéterminée
• - à durée déterminée
• - à temps partiel
• - temporaire.

Art. 65

Tout contrat de travail est assorti d'une période d'essai de:

• - 1 mois pour le personnel d'exécution ;
• - 3 mois pour le personnel de collaboration ;
• - 6 mois pour le personnel de commandement.

Art. 66

Après la période d'essai, l'une ou l'autre partie pourra résilier le contrat à durée indéterminée moyennant un préavis de:

• - 15 jours pour le personnel d'exécution
• - 30 jours pour le personnel de collaboration et de commandement.

Art. 67

La décision d'engagement définitif est prise au vu d'un rapport d'évaluation établi par le responsable hiérarchique et approuvé respectivement par le Directeur/ la Directrice du Bureau concerné et le Coordonnateur.

Art. 68

Le personnel entre en fonction après la signature du contrats et / ou après la nomination par l'Archevêque.

Section 2: Des devoirs

Art. 69

Le personnel doit avoir en vue la réalisation de la mission et des objectifs du BDCD.

Art. 70

L'engagement implique pour lui, le devoir de:

• - accomplir sa fonction, ses tâches et/ou ses missions avec compétence, professionnalisme, efficacité, zèle, dévouement, fidélité, courtoisie, intégrité, amour, conscience, abnégation et solidarité
• - consacrer tout son temps au service du BDCD dans les limites définies par la Loi et le présent Règlement du Personnel
• - garder le secret professionnel, même après la suspension ou la rupture du contrat
• - s'entraider mutuellement dans la mesure où l'exige l'intérêt du service
• - acquérir l'esprit et l'éthique chrétiens conformément aux normes en vigueur dans l'Eglise catholique romaine.

Section 3: Des interdictions

Art. 71

Sous peine de sanction, il est formellement interdit au personnel du BDCD de:

• - se livrer à des activités incompatibles avec la mission et les objectifs du BDCD
• - accepter directement ou indirectement tout présent, commission, indemnité ou autres avantages de quelque forme que ce soit qui serait en relation directe avec le travail fourni et accordé par les personnes physiques ou morales bénéficiaires des interventions du BDCD ou par des personnes physiques ou morales exécutant un travail pour le compte du BDCD
• - de se présenter au travail en état d'ébriété ou de fatigue caractérisée
• - de quitter ou de s'absenter du travail sans autorisation, ni motif valable
• - d'adresser à ses supérieurs toute demande, recommandation ou correspondance sans passer par la hiérarchie
• - de mener des transactions financières et commerciales avec les biens et/ou les fonds du BDCD;
• - de révéler des faits dont il aurait eu connaissance en raison de sa fonction et qui auraient un caractère confidentiel par leur nature ou par prescription de la hiérarchie
• - de proférer des injures graves et ou publiques à l'endroit de l'autorité
• - de poser des actes immoraux ou d'improbité sur les lieux de travail ou même dans la vie
• - de refuser le travail ou même une mutation
• - de prolonger le congé sans l'accord exprès de la hiérarchie
• - de soustraire frauduleusement les biens du patrimoine du BDCD
• - de procéder, sous quelque forme que ce soit, à la destruction méchante des biens du BDCD
• - d'utiliser un langage insolent ou violent
• - de faire preuve de négligence pouvant causer préjudice au BDCD.
• -
• -TITRE II: DE L'INTERIM

Art. 72

L'intérim est l'affectation d'un employé à un grade supérieur en l'absence du titulaire d'un poste.

Art. 73

L'exercice d'un intérim ne constitue pas une promotion et ne donne pas droit à une rémunération supplémentaire.

Art. 74

L'intérim du Coordonnateur est assuré par le Directeur/la Directrice du Bureau qui remplit les conditions suivantes:

• - avoir été désigné(e) par le Coordonnateur lui-même
• - faire preuve de dynamisme et de compétence
• - avoir une ancienneté suffisante

Art. 75

En cas d'absence de tous les Directeurs de Bureau, c'est le Directeur Adjoint qui remplit les critères ci-haut mentionnés qui assume l'intérim de l'Administrateur.

Art. 76

L'intérim du directeur est assuré par le directeur Adjoint/la directrice adjointe.

Art. 77

L'intérim du Directeur Adjoint est assuré par le Chef de service qui remplit les conditions suivantes:

• - avoir été désigné par le directeur ou en cas d'empêchement par le directeur Adjoint
• - faire preuve de dynamisme et de compétence
• - avoir une ancienneté suffisante.

Art. 78

L'agent qui assume l'intérim d'un autre agent absent ou en congé est désigné par le Directeur /la Directrice ou le directeur Adjoint/la directrice Ajointe.

TITRE III: DES CONDITIONS DE TRAVAIL

Art. 79

La durée de travail pour le BDCD, étendue sur 32 heures 30 minutespar semaine du lundi au vendredi, est répartie de la manière suivante:

• - de 08 h 00 à 12 h 00 = 4 h 00' de service dans la matinée
• - de 12 h 00 à 12 h 30 = 0 h 30' de pause
• - de 12 h 30 à 15 h 00 = 2 h 00 de service dans l'après-midi
• -

TITRE IV: DES REMUNERATIONS ET DES AVANTAGES SOCIAUX

Art. 80

Le salaire est la contre-valeur payée par l'employeur à l'employé(e) pour le travail que celui-ci/celle-ci a fourni.

Art. 81

Aucun salaire n'est dû en cas d'absence, sauf dans les cas prévus par la Loi et par le présent Règlement du personnel.

Art. 82

Le salaire est fixé en devise et payable en monnaie locale au taux en vigueur sur le marché ( au sein du diocèse ) selon le barème ad hoc.

Art. 83

En cas de maladie, l'employé(e), sa conjointe/son conjoint ainsi que ses enfants légitimes bénéficient des soins médicaux dans une formation médicale agréée par le BDCD en tenant compte de la provision réservée à cet effet.

Art. 84

En cas de soins spéciaux, le BDCD supporte une partie des frais et l'employé une autre.

Art. 85

En cas de maladie et/ou d'invalidité, l'agent a droit à un congé de maladie et/ou d'invalidité.

Art. 86

En cas de maladie prolongée ou répétée totalisant 30 jours, l'agent est mis en congé de maladie ou d'invalidité ne dépassant pas 3 mois. Si l'agent ne se rétablit pas à l'issue de 3 mois, le BDCD déclare son invalidité physique.

Art. 87

Les avances sur salaire peuvent être consenties à la demande de l'employé(e), après avis du directeur adjoint/de la directrice ajointe ou de la comptable. La demande doit être motivée et appréciée par le Directeur/la Directrice qui doit tenir compte des capacités de remboursement de l'employé(e), de sa conscience professionnelle et de la disponibilité des liquidités.

Art. 88

Le salaire et les avantages de l'employé(e) ne peuvent en aucun cas faire l'objet d'une quelconque retenue en faveur des tiers, à l'exception des retenues obligatoires (contributions à la sécurité sociale, taxes professionnelles,...), d'une cession volontaire décidée par l'agent ou d'une saisie-arrêt découlant d'une décision judiciaire.

Art. 89

En cas de décès d'un agent de suite de maladie, le BDCD supporte les frais funéraires (cercueil et accessoires).

Art. 90

En cas de décès d'un descendant ou d'un ascendant direct (enfant, parents...) ou d'un(e) conjoint(e), le BDCDassure les frais funéraires.

TITRE V: DES CONGES

Art. 91

Le droit de jouissance au congé payé s'applique après une durée de service effectif égale à une année comptée de date à date.

Art. 92

La durée du congé annuel est de 30 jours ouvrables.

Art. 93

Outre le congé annuel, les congés de circonstances interviennent dans les conditions ci-après:

- mariage de l'employé(e): 3 jours ouvrables

• - accouchement de l'épouse de l'employé: 4 jours ouvrables
• - accouchement de l'employée: 6 semaines avant la date probable de l'accouchement et 8 semaines après l'accouchement
• - mariage d'un parent en ligne directe ou collatérale au premier degré, ou d'un frère, d'une sœur, d'un beau-frère ou d'une belle-sœur dont l'employé(e) est tuteur/trice: 2 jours ouvrables
• - décès d'un conjoint/d'une conjointe: 6 jours ouvrables
• - décès d'un parent en ligne directe ou collatérale au premier degré, ou d'un frère, d'une sœur, d'un beau-frère ou d'une belle-sœur dont l'employé(e) est tuteur/trice: 4 jours ouvrables
• - décès d'un enfant de l'employé(e): 6 jours ouvrables
• - l'employée qui allaite a droit à une heure libre par jour pendant une année à dater de l'accouchement.

Art. 94

L'employée qui attend famille ou qui a accouché n'a pas droit au congé annuel si celui-ci intervient dans les 6 mois qui précèdent ou qui suivent la période concernée par le congé de circonstance.

TITRE VI: DES MISSIONS DE SERVICE

Art. 95

L'employé(e) peut être envoyé(e) en mission de service. Dans ce cas, il a droit aux avantages suivants:

* sur l'étendue de l'Archidiocèse

• - Logement et restauration: tenir compte de la réalité et des ressources du bureau;
• - Transport: tenir compte de la réalité et des ressources du bureau.

* dans d'autres Diocèses du pays:

• - Logement et restauration: tenir compte des taux en vigueur, de la réalité et des ressources du bureau;
• - Transport: tenir compte du coût de transport en commun

* à l'extérieur du pays:.

• - Logement et restauration: tenir compte des taux en vigueur, de la réalité et des ressources du bureau;
• - Transport: tenir compte du coût de transport en commun
• -

Art. 96

Toute mission de service doit faire l'objet d'un rapport écrit qui doit être remis à la hiérarchie dans un délai de 7 jours après la mission.

Art. 97

Chaque mission fait l'objet d'un ordre de mission signé par l'Administrateur ou le Directeur/ la directrice du Bureau concerné qui doit porter obligatoirement les mentions suivantes:

• - nom et post-nom/prénom de l'employé(e)
• - fonction de l'employé(e)
• - lieu et objet de la mission
• - durée de la mission
• - date et signature de l'Administrateur ou du Directeur/ de la Directrice du Bureau concerné.

Art. 98

En cas de décès en mission de service, le BDCD paie la famille du défunt (ayant droit) 3 mois de salaire.

TITRE VII: DE LA FORMATION

Art. 99

Le BDCD doit mettre sur pied une politique cohérente de formation du personnel en vue de l'amélioration de son rendement.

Art. 100

La formation peut être organisée sur place ou à l'extérieur du Diocèse.

Art. 101

Pendant la période de formation, l'employé(e) bénéficie de son traitement et des avantages sociaux acquis comme en temps normal.

Art. 102

L'employé(e) qui est envoyé(e) en formation s'engage à revenir travailler au BDCD pendant une durée égale à au moins une année par trimestre de formation.

TITRE VIII: DU REGIME DISCIPLINAIRE

Section 1: Des sanctions

Art. 103

Tout manquement de l'employé(e) aux obligations qui lui incombent constitue une faute disciplinaire qui, suivant sa gravité, peut être sanctionnée par l'une des peines suivantes:

• avertissement écrit
• blâme oral ou écrit
• suspension
• licenciement avec ou sans préavis.

Art. 104

Ces sanctions s'appliquent dans les cas ci-après:

• retards répétés et non motivés
• absence ou abandon de poste non justifié
• lenteur ou retard volontaire dans l'exécution des tâches
• infraction à la discipline ou non observance des interdictions prescrites
• en cas de détournement ou de vol, le licenciement s'applique immédiatement et sans préavis.

Art. 105

Aucune sanction ne peut être prononcée sans que l'employé(e) n'ait été invité(e) à présenter verbalement ou par écrit ses moyens de défense.

Art. 106

L'avertissement, le blâme et la mise à pied sont infligéspar le Directeur/ la Directrice du Bureau concerné pour tous les agentset par l'Archevêque pour le Coordonnateur, les Directeurs/Directrices et les directeurs adjoints.

Art. 107

La durée du préavis est de:

• 22 jours ouvrables augmentés de 6 jours ouvrables par année d'ancienneté pour le personnel d'exécution
• 45 jours ouvrables augmentés de 6 jours ouvrables par année d'ancienneté pour le personnel de collaboration
• 90 jours ouvrables augmentés de 15 jours ouvrables par année d'ancienneté pour le personnel de commandement.

Art. 108

Le licenciement sans préavis est décidé pour l'agent qui, ayant totalisé 30 jours de mise à pied, se rend coupable de l'une des fautes énumérées aux articles 104, 114 et 124. Toutefois, l'agent a droit à sa rémunération des jours prestés avant son licenciement.

Section 2: De l'évaluation

Art. 109

Le personnel du BDCD est soumis à une évaluation annuelle.

Art. 110

L'appréciation correspond à la cotation ci-après:

• - de 90 à 100 : Elite
• - de 80 à 89 : Excellent
• - de 70 à 79 : Très Bon
• - de 60 à 69 : Bon
• - de 50 à 59 : Assez Bon
• - moins de 50 : Insuffisant

Art. 111

L'agent coté Insuffisant une fois peut être muté d'un poste à un autre, soumis à un plan d'amélioration du rendement ou remercié avec préavis.

Art. 112

Le rapport d'évaluation est établi en deux exemplaires dont l'un doit être remis à l'employé(e) et l'autre gardé au Secrétariat Exécutif.

Section 3: De la résiliation du contrat

Art. 113

Le contrat de travail peut être résilié à l'initiative de l'employeur, de l'employé(e) ou de commun accord. Il peut aussi être résilié pour des raisons indépendantes de la volonté des parties contractantes.

Art. 114

Les causes de la résiliation du contrat de travail sont:

• l'arrivée à échéance du contrat à durée déterminée
• le décès de l'agent
• l'accord des parties
• la faute lourde de l'une des parties
• la notification du préavis à l'initiative des parties
• la condamnation ferme de plus de deux mois de servitude pénale résultant des faits extra-professionnels de l'agent
• la force majeure
• la fausse déclaration sur les titres scolaires ou académiques à l'engagement ou sur la situation familiale
• la cotation médiocre
• l'inaptitude physique et/ou un cas de maladie prolongée ou chronique.

Art. 115

Toute résiliation du contrat de travail doit être notifiée à l'autre partie par écrit par la partie qui en prend l'initiative.

Art. 116

Lorsque la résiliation intervient à l'initiative de l'employeur, la lettre de notification doit en indiquer expressément et clairement le motif de manière à ne pouvoir prêter à aucune contestation ou confusion. L'agent doit apposer sa signature pour réception sur les exemplaires de la notification.

Art. 117

Au cas où l'agent refuse de signer et de prendre possession de la notification, le(la) directeur/trice adjoint (e) portera sur tous les exemplaires de la notification la mention «refus de signer et/ou de prendre possession de la présente notification dont le contenu a été porté à sa connaissance en date du...». Il signera et fera signer conjointement deux témoins lettrés et faisant partie du personnel du BDCD.

Art. 118

En cas de résiliation de contrat, l'employeur paye à l'employé(e) son décompte final calculé suivant le Code du travail en vigueur et lui délivre une attestation des services rendus indiquant l'identité complète de l'agent, sa fonction, le début et la fin de la prestation, sans mentionner la(les) cause(s) de la résiliation.

Art. 119

La rupture du contrat pour inaptitude physique est généralement une conséquence d'un accident ou d'une maladie ordinaire.

Art. 120

Dans le cas d'un accident ou d'une maladie professionnels, le contrat ne peut être résilié qu'après la guérison ou la consolidation des lésions.

Art. 121

En cas de résiliation du contrat en période d'essai, l'employeur n'a aucun préavis à payer.

Art. 122

L'employé(e) en période d'essai annonce au Directeur/ à la Directrice son arrêt de travail 48 heures avant, en énonçant le(s) motif(s) de son départ.

Art. 123

En cas de faute lourde, le contrat de travail doit être interrompu sans préavis, mais avec notification à l'Inspection du Travail conformément au Code du travail, et cela sous réserve de l'appréciation de la juridiction compétente pour la gravité de la faute.

Art. 124

Par faute lourde, on entend:

• divulgation des secrets professionnels, vol, détournement des biens ou des fonds
• coups et violence physique ou verbale
• désertion
• destruction volontaire des outils de travail
• insubordination.

CHAPITRE III : DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

TITRE I : DES CORRESPONDANCES

Art. 125

Toute correspondance est réceptionnée par le/la Secrétaire de Direction qui l'enregistre dans un document approprié avant de la transmettre à la personne concernée pour décision.

Art. 126

Suivant les annotations de la personne concernée, le/la Secrétaire de Direction procède à la distribution du courrier dans les différents services ou à son classement.

Art. 127

La remise du courrier se fait après signature du destinataire dans le registre tenu par le Secrétaire de Direction.

Art. 128

Toute correspondance émanant du Coordonnateur et/ou du Directeur/de la Directrice doit être signée par le Coordonnateur ou le Directeur/la Directrice ou, en cas d'empêchement de celui-ci/celle-ci, elle peut être signée «Pour Ordre» (P.O.) par le Directeur adjoint, si les facteurs temps et distance ne lui permettent pas de réagir dans les délais normaux.

TITRE II: DES CONTACTS

Art. 129

Les contacts avec les partenaires font l'objet d'un mémorandum adressé au Coordonnateur et/ou au Directeur / à la Directrice par la personne qui a effectué le contact dans les 24 heures qui suivent ce contact.

Art. 130

Un mémorandum comporte les renseignements suivants: la date, le nom, la fonction et l'organisme de la personne rencontrée, le sujet traité, les conclusions et les actions à entreprendre.

Art. 131

Sauf urgence, le Coordonnateur et/ou le Directeur/la Directrice du Bureau prendront connaissance des correspondances et des memoranda par la voie du signataire.

TITRE III: DES REUNIONS

Art. 132

Les réunions des trois Bureaux - représentés par les directeurs des bureaux - ont lieu trimestriellement sous la modération de l'Administrateur.

Art. 133

Les réunions du staff de chaque bureau se tiennent une fois par mois, en ordinaire, sous la direction du Directeur/ de la Directrice. Y participent le personnel de collaboration (services et secteurs ou cellules).

Art. 134

Les réunions du personnel (direction, collaboration et exécution) se tiennent une fois tous les 6 mois sous la modération de l'Administrateur.

Art. 135

Toutes les réunions doivent être sanctionnées par un Procès Verbal (P.V.).

Art. 136

Les réunions du BDCD (conseil de gestion) se tiennent une fois tous les 6 mois.

Art. 137

Chaque fois que les circonstances l'exigeront, l'Administrateur pourra rencontrer l'Archevêque pour la bonne marche des activités du BDCD.

Art. 138

Les conclusions des réunions du BDCD sont portées à la connaissance du personnel des Bureaux dans les différentes réunions du staff élargi et du personnel ou par voie d'affiches.

TITRE IV: DES RAPPORTS ET DU SYSTEME DE RAPPORTAGE

Art. 139

Les activités de chacun des trois Bureaux font l'objet des rapports narratifs et financiers mensuels ou trimestriels ou semestriels ou annuels en vertu des exigences du bureau, des activités menées sur terrain ou du protocole d'entente avec les partenaires.

Art. 140

Chaque Bureau doit élaborer un rapport d'activités semestriel ou annuel à transmettre à la hiérarchie, aux Bailleurs des fonds, ainsi qu'à toute personne physique ou morale soutenant d'une façon ou d'une autre le BDCD.

Art. 141

Des rapports trimestriels peuvent être élaborés par chaque Bureau à des fins d'auto-évaluation.

Art. 142

Les rapports sont diffusés après leur adoption par l'Archevêque.

CHAPITRE IV: DES PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES

TITRE I: DE LA GESTION DU CHARROI AUTOMOBILE

Art. 143

La gestion du charroi automobile exige que chaque engin dispose d'un carnet de bord qui doit être complété à chaque déplacement par l'agent à bord.

Art. 144

Le/la Chargé(e) de la Logistique doit tenir une fiche de suivi de chaque engin; qui rend compte de la consommation du carburant, du lubrifiant et des pièces de rechange.

Art. 145

Les véhicules du BDCD sont conduits par les chauffeurs engagés sur contrat. Les engins peuvent être conduits par le personnel de la BDCD détenant un permis de conduire valide de la catégorie appropriée, sur autorisation du chef hiérarchique direct.

Art. 146

Chaque conducteur est responsable de l'engin qu'il conduit et de l'outillage y relatif.

Art. 147

Les engins du BDCD sont gardés au siège, sauf exception.

Art. 148

Toute(e) employé(e) désirant utiliser le véhicule du BDCD à des fins personnelles, devra payer le carburant, utiliser le véhicule en bon père de famille et en assumer la responsabilité quant à tout ce qui peut arriver.

TITRE II: DU MATERIEL DE BUREAU ET DE TELECOMMUNICATIONS

Art. 149

L'ordinateur, la photocopieuse, la phonie, les téléphones et autres équipements du BDCD sont à l'usage exclusif de l'organisation.

Art. 150

L'Economat diocésain a un droit de regard sur tout le patrimoine du BDCD.

TITRE III: DES APPROVISIONNEMENTS

Art. 151

Chaque service adresse sa réquisition au directeur qui centralise les commandes et les soumet à l'approbation du Directeur Adjoint.

Art. 152

Le/la Comptable demande des factures «Pro forma» à au moins 3 fournisseurs pour la comparaison des prix. Il adresse un bon de commande au fournisseur le moins cher et dont les produits sont de meilleure qualité.

Art. 153

Le/la Chargé(e) de la Logistique enregistre l'entrée en stock de ce matériel sur la fiche de stock.

Art. 154

La distribution de ce matériel se fait sur base de réquisition déjà faite par chaque service. Chaque chef de service contre-signe la fiche de sortie.

CHAPITRE V: DES PROCEDURES FINANCIERES

TITRE I : DES PRINCIPES DE PLANIFICATION ET

DE PREVISIONS BUDGETAIRES

Art. 155

Le(la) Directeur(trice) de chaque Bureau établit de manière participative le plan d'action annuel ou pluriannuel de son Bureau, qu'il soumet à l'approbation de l'Archevêque.

Art. 156

Le plan d'action doit être envoyé au Bailleur de fonds au plus tard au début du mois d'août de l'année qui précède la période concernée.

Art. 157

Un plan d'action comporte obligatoirement les éléments suivants:

• - la liste des activités
• - le calendrier d'exécution de ces activités
• - le budget y relatif.

Art. 158

Sous la supervision du Directeur/ de la Directrice de chaque Bureau, les animateurs et les superviseurs CAF élaborent, en collaboration, un plan trimestriel d'activités au cours de la première semaine de la période concernée.

Art. 159

Ce plan trimestriel est transmis à l'Administrateur pour information.

TITRE II: DE LA GESTION DES FONDS ET DU SYSTEME DE COMPTABILITE

Art. 160

Les Bailleurs de Fonds qui acceptent de financer le Plan d'action, versent leur contribution dans le compte du BDCD.

Art. 161

Des comptes auxiliaires pourraient être ouverts dans des banques proches facilement accessibles.

Art. 162

Les signataires de tous les comptes ci-dessus sont: l'Archevêque, l'Econome diocésain et le Directeur du Bureau concerné.

Art. 163

Toute opération bancaire exige la signature d'au moins deux personnes, dont l'une nécessairement celle du directeur du bureau concerné.

Art. 164

Pour des raisons de sécurité, les liquidités sont conservées dans une institution bancaire de la place, ou dans un coffre-fort.

Art. 165

Les personnes autorisées à retirer les liquidités sur le plan local sont: le directeur, le directeur Adjoint et le comptable.

Art. 166

Tout retrait des fonds exige la signature d'au moins 2 personnes.

Art. 167

Pour s'assurer de la sincérité, de la régularité et de la conformité des réalisations par rapport aux prévisions, le contrôle pourra se faire semestriellement de façon interne et annuellement par l'Auditeur externe.

Art. 168

Les étapes suivantes sont observées dans le traitement de la comptabilité:

• la collecte des pièces justificatives
• l'imputation des pièces justificatives suivant le plan comptable du BDCD
• l'enregistrement des pièces justificatives
• le classement chronologique par livre de banque, de caisse ou d'opérations diverses
• l'établissement des rapports mensuels, trimestriels, semestriels et/ou annuels, la balance de vérification des comptes et les états financiers de fin de projet.

Toute écriture comptable devra comporter les éléments suivants:

• la date de l'enregistrement
• le numéro de référence de la pièce justificative
• le libellé
• le débit et/ou le crédit.

Art. 169

L'exercice budgétaire du BDCD court du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

Art. 170

Pour la gestion des fonds, les livres suivants devront être tenus: le Livre de Banque, le Livre de Caisse, le Journal des Opérations Diverses, le journal centralisateur, les fiches des comptes, la balance de vérification des comptes et le registre des immobilisations.

Art. 171

Le Livre de Banque, dont le modèle en annexe, est un document comptable qui enregistre les mouvements d'entrée et de sortie des fonds en banque. Il doit être tenu à jour par le Directeur/adjoint ou le comptable pour des fins de suivi et de gestion budgétaires. Il est contrôlé par le Directeur ou le Directeur Adjoint quand ce n'est pas ce dernier qui le tient. Il revient également qu directeur/directrice de faire périodiquement (lors de l'élaboration des rapports financiers) le rapprochement du Livre de banque et du compte du bureau dans les institutions bancaires.

Art. 172

Le nombre de Livres de Banque à tenir est proportionnel au nombre des comptes bancaires dont dispose le Bureau concerné. Toutes les pièces relatives à la banque sont conservées dans deux endroits différents.

Art. 173

Le Livre de Caisse, dont le modèle en annexe, est un journal comptable où l'on enregistre les opérations journalières d'entrées et de sorties des fonds en espèce. Il sera tenu autant des livres de caisse qu'il y a des projets. Il est tenu à jour par un/une Caissier (ère) /ou le comptable qui tient chronologiquement dans un registre toutes les pièces d'entrées et de sorties des fonds. Ces dernières doivent avoir une référence qui sera reprise dans une colonne appropriée du Livre de caisse. Le caissier soumet son travail à la clôture de la journée au comptable /Directeur Adjoint pour vérification. Les transactions en monnaie étrangères doivent être suivies sinon dans un livre à part mais sur des colonnes particulières.

Art. 174

L'un des principes de gestion de la caisse veut que dans la désignation du/de la caissier/caissière, on évite que la tenue de la caisse, la réalisation de la gestion et la justification de l'affectation des fonds ne soient confiées à une seule et même personne.

Art. 175

Le Journal centralisateur, dont le modèle en annexe, est tenu par Directeur/adjoint ou le comptable au jour le jour sur base des livres de caisse et de banque. Ce journal donne lieu à l'établissement des fiches plutôt synthétiques.

Art. 176

Le Comptable établit la balance de vérification à la fin de chaque mois sinon à la période correspondant à l'élaboration du rapport narratif et financier du projet. Il se sert pour ce faire, des fiches synthétiques.

Art. 177

Le registre des immobilisations, dont le modèle en annexe, tenu par le/la comptable, permet de suivre leur amortissement pour une politique rationnelle de renouvellement.

Art. 178

Le/la comptable doit tenir une liste des comptes du bureau avec description du contenu et du fonctionnement. Il dressera des fiches pour chaque ligne budgétaire en indiquant sur chaque fiche un numéro d'imputation comptable. Le plan comptable type du BDCD est donné en annexe.

Art. 179

Pour chaque recette, le/la caissier/caissière remplit et délivre un reçu pré-numéroté dont une copie est transmise au/à la Comptable.

Art. 180

Toute dépense à partir de la caisse est autorisée par le Directeur/la Directrice ou le/la directeur/trice adjoint (e) et le comptable. Pour être admissible, une pièce doit respectée la procédure d'engagement c'est-à-dire la détermination du montant à payer (facture prof format, devis, feuille de paie, etc.) l'existence de la provision budgétaire (fiche budgétaire) et de l'ordre de paiement du directeur /de la directrice adjoint (e) et du comptable.

Art. 181

Tout retrait des fonds exige que le formulaire de réquisition des fonds soit établi et signé par les personnes autorisées.

Art. 182

Tout achat à crédit des fournitures ou d'un autre service, ou de payement en différé se fait avec un bon de commande signé par le Directeur Adjoint.

Art. 183

Tout agent ayant reçu une provision d'un Bureau Diocésain dont il/elle fait partie en vue d'une mission, doit justifier de son utilisation par des pièces justificatives établies en bonne et due forme dans un délai de 48 heures suivant la fin de la mission. Un formulaire dont le modèle en annexe sera rempli à la fin de la mission, avec, à l'appui, les pièces comptables.

Art. 184

Le Journal des Opérations Diverses, dont le modèle en annexe, est un document qui enregistre des mouvements comptables autres que ceux du livre de caisse et du livre de banque (rémunérations du personnel, taxes professionnelles, dotations aux amortissements...). Il est tenu par le Caissier/la Caissière.

TITRE III: DU SYSTEME DE CONTROLE DE GESTION

Art. 185

La gestion des fonds est soumise à un contrôle interne et externe approprié.

Art. 186

Le contrôle interne s'applique à certains documents comptables tels que le Livre de Banque, le Livre de Caisse, le Journal des Opérations Diverses ainsi que les pièces justificatives y afférentes. Il concerne aussi la vérification des existants, c'est-à-dire des encaisses liquides, des encaisses en compte, les créances et les dettes, les stocks physiques, les immobilisations et les autres biens.

Art. 187

Le contrôle du Livre de Caisse se fait par le/la directeur/trice Adjoint ou le comptable. Ce contrôle implique aussi celui de toutes les pièces d'entrées et de sorties de fonds et doit être sanctionné par un P.V. de contrôle.

Art. 188

Le contrôle du Livre de Banque locale se fait par le Directeur /la Directrice quand le livre est tenu par le Directeur Adjoint, ou par le directeur Adjoint quand le livre est tenu par le/la Comptable. Le contrôle est sanctionné par un P.V. de contrôle

Art. 189

Les livres comptables et leurs annexes doivent être conservés pendant une durée de dix ans sur le plan légal ou pendant la période demandée par le bailleur, après la soumission du dernier rapport financier.

Art. 189

Après le contrôle de toutes les pièces, il s'en suit un contrôle externe. Le contrôle externe peut se faire à deux niveaux:

• - au premier niveau, il est fait par une commission spéciale mise sur pied par l'Economat diocésain ou sur demande du BDCD à l'Archevêque.
• - au deuxième niveau, il est fait par un auditeur externe agréé par le Bailleur de fonds. Il vient contre-vérifier les contrôles antérieurs.

Art. 190

L'auditeur externe vérifie surtout la gestion comptable relative à l'élaboration des états financiers (le bilan et le compte d'exploitation), il émet également des recommandations pour l'amélioration de la situation.

Art. 191

Le travail de l'auditeur externe a lieu au courant du 2^ème mois qui suit la fin de l'exercice budgétaire concerné. Il est sanctionné par un rapport d'audit.

CHAPITRE VI: DES DISPOSITIONS FINALES

Art. 192

Toute autre disposition ne figurant pas dans le présent Manuel des Procédures de Gestion est laissée au bon jugement de l'Archevêque.

Art. 193

Le présent Manuel des Procédures de Gestion a été approuvé à titre expérimental pour une durée de 3 ans et entre en application à la date de son approbation par l'Archevêque.

Fait en notre Curie épiscopale, le onzième jour du mois d'août de l'année deux mille huit.

Dans la Foi en la Vérité

+ L. MONSENGWO PASINYA

Archevêque de Kinshasa

Par mandement de l'Archevêque

Abbé Jean-Freddy D. BOBO

Secrétaire-Chancelier de Kinshasa